A chaque instrument de cuisine son usage
par marc, le 23/08/2009
Dossier Intranet - Article 4
L’entreprise est comme un cuisine remplie d’instruments. Un jour, à force de les accumuler, on ne s’y retrouve plus. Quel est l’intérêt de ce couteau par rapport à celui là ? A quoi sert cette vieille machine ? etc. Comme nous l’avons évoqué dans l’article précédent, la communication interne peut se faire au travers d’applications, de l’Intranet, de blogs, de wikis, et bien d’autres encore. Mais à force de multiplier toutes sortes d’outils de communication interne, vous finirez par vous perdre dans les usages et à perdre vos collaborateurs.
La refonte d’un Intranet est l’occasion de tout remettre à plat. Il s’agit d’identifier et de border le périmètre d’intervention de chaque outil existant (les emails, les supports papier, l’Intranet, les réunions transverses, les applications métiers, etc.).
- Des doublons vont alors apparaître. Exemple : une information est diffusée à la fois par mail et par l’intermédiaire d’une application métier.
- Certains outils vont afficher une certaine inutilité. Exemple : personne n’utilise cet outil car il ne répond plus aux besoins des collaborateurs. Ces derniers préfèrent utiliser le wiki, qu’ils considèrent plus performant que les serveurs de partage.
- D’autres vont au contraire révéler tout leur potentiel. Exemple : cet outil permet de faire de la communication bottom/up ou du partage d’informations de manière transversale.
Vous allez alors dresser une cartographie des outils de communication interne avec les usages qui en sont fait. La suppression de certains d’entre eux va s’imposer. D’autres vont voir leur usage évoluer.
Puis vous allez calquer cette cartographie sur vos nouveaux besoins. Dans certains cas, vous réaliserez qu’aucun de vos outils ne peut répondre au besoin. Ce sera le moment de mettre en place de nouveaux canaux de communication. Par exemple, la mise en place d’une communication ascendante dans le but de récolter les idées des collaborateurs passera par le déploiement d’un nouvel outil participatif. En somme, à chaque type d’information son canal et chaque canal s’adapte parfaitement à un type d’informations qu’il doit véhiculer.
Vous l’avez compris, la refonte d’un Intranet est l’occasion de réaliser un vrai travail de fond. Autrement dit, de faire l’inventaire de votre cuisine et d’y faire un grand ménage. Il ne suffit pas de se cantonner au lancement d’un outil. In fine, tout ce travail vous permettra de rationaliser votre communication interne et de gagner en efficacité et en productivité informationnelle.
La mission la plus importante une fois tous ces moyens de communication disponibles sera d’organiser un plan de formation et d’accompagnement pour s’assurer que chacun utilise convenablement chaque instrument de cuisine. Mais tout cela, nous le verrons plus tard… Patience.
