Préparation d’un menu alléchant
par marc, le 14/06/2009
Dossier Intranet - Article 2
Lorsque vous recevez des invités, vous vous demandez toujours ce que vous allez bien pouvoir leur préparer. Tout d’abord, vous réfléchissez aux contraintes. A quels aliments le responsable RH que vous avez invité est-il allergique ? Cette question préalable permettrait d’éviter une grosse bavure. Y’a t-il des boissons que vos convives ne supportent ou ne peuvent boire ?, A quelle heure ont-ils l’habitude de manger ? Bref, toutes ces questions, vous devez vous les poser avant la préparation et l’achat des ingrédients… Sinon, soyez en sûr, vous allez droit au désastre.
Car, il n’y a rien de plus risqué que de préparer un menu pour des invités de profils différents (religions, métiers, éducations, gouts, etc.).
En communication interne et plus spécialement dans les Intranets, nous nous retrouvons dans la même situation. Notre travail est régi par des contraintes qui rendent difficile la préparation du menu, c’est à dire du portail. Plus complet sera la phase d‘identification des contraintes et des besoins, mieux sera le résultat. Mais nous étudierons cela en profondeur plus tard.
Avant même de commencer à revoir l’organisation d’un Intranet et partir dans une piste aux étoiles (futurs fonctionnalités, design, gadgets, etc), il convient de réaliser un travail de fond important. Ce travail d’analyse doit porter sur l’identification des dysfonctionnements liés à la circulation de l’information en interne. La plupart des organisations sont dépendantes de facteurs qui rendent complexes leur communication interne :
- Un facteur géographique => décentralisation. En effet, les collaborateurs sont souvent répartis inégalement sur l’ensemble du territoire français voire international.
- Un facteur culturel => dans une entreprise multinationale, les collaborateurs n’auront pas la même approche de l’outil ni la même utilisation des fonctionnalités suivant leur nationalité. Il faut bien identifier et traduire en amont les différents besoins des collaborateurs. On leur proposera ainsi un outil au plus proche des attentes de chacun, et de leur culture de l’outil.
- Un facteur « cibles » => très hétérogènes. De la même manière que pour le point précédent, au sein de grandes entreprises, nous retrouvons toutes sortes de qualifications, de niveaux de diplômes, ou encore de caractères. Avec des niveaux d’ancienneté très différents, une affection plus ou moins grande pour l’employeur, etc. En somme, la communication interne doit tenir compte de tout cela et satisfaire l’ensemble des profils. Grâce à l’Intranet aider tout àunchacun dans son travail au quotidien et s’adapter à la réalité de son métier.
- Un facteur comportemental => manque de temps et de prise de conscience des émetteurs. Les collaborateurs du siège envoient souvent une quantité d’informations très importante aux collaborateurs, sur les sites de production ou en magasin, sans se soucier et encore moins réaliser la manière dont ces derniers vont la percevoir. Or, dans la plupart des entreprises, les récepteurs de toutes ces informations manquent cruellement de temps pour les traiter dans leur intégralité, d’autant qu’elles sont souvent acheminées par différents canaux (emails, Intranet, support papier, etc).
- Un facteur hiérarchique => centralisation de toutes les informations par les Managers intermédiaires. Dans la plupart des cas, une information descendante du siège vers les sites de production doit passer par les managers, qui la transmettent ensuite aux équipes concernées. Il y a parfois un risque de déformation voire de rétention d’information.
- Un facteur technique => équipement Intranet. Certains sites manquent de postes informatiques pour accéder à l’Intranet.
Ces différentes contraintes énoncées sont les plus répandues dans les grandes entreprises. Mais les solutions sont à chaque fois différentes car le menu final est influencé par chacune d’elles.
C’est en identifiant, en répertoriant les différents éléments qui rendent complexes la circulation de l’information dans l’entreprise et les contraintes auxquelles la communication interne est confrontée, que l’entreprise pourra bâtir un outil cohérent et efficace. Il n’existe pas d’idéal que ce soit en cuisine, dans les Intranets comme en communication interne. Il y aura toujours des petits ratés dans la conception de l’outil et on retrouvera toujours des personnes mécontentes. Mais c’est en allant chercher les besoins des salariés, en les reformulant et en proposant un outil qui répondent à leurs attentes que vous vous rapprocherez de cet Intranet idéal ou de ce menu idéal. Comment ? Nous verrons ça plus tard…
